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FJU - eine Schnapsidee mit Folgen

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Die ERP-Lösung xentral löst bei FJU die vorherigen Behelfslösungen ab. Damit bei der Implementierung nicht unnötig Ressourcen gebunden werden, wurde otaja mit der Unterstützung beauftragt. Zeitersparnis und mehr Übersichtlichkeit waren das Ziel. Wurde es erreicht? Und wie lief die Einrichtung des Systems ab? Die beiden FJU-Gründer berichten.

Alge_web03"otaja sorgte dafür, dass die zahlreichen Funktionen und Möglichkeiten von xentral genau zu den Bedürfnissen der Firma passen."
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Finn Brüggemann

Finn Brüggemann und Julian Rotermund hatten in dieser ganz bestimmten Nacht im Jahre 2018 keine Ahnung, wie sehr eine klassische Schnapsidee schon bald ihr Leben auf den Kopf stellen sollte.

Auf dem Heimweg vom Club stellten die beiden Freunde wieder einmal fest, dass ihnen die Getränke des Abends nicht so recht geschmeckt hatten. Konnte es denn so schwer sein, einen wirklich leckeren Fruchtlikör herzustellen? Als sie so darüber nachsannen, wie solch eine schmackhafte Spirituose wohl beschaffen sein könnte, besiegelten sie bereits unwissentlich ihr Schicksal.

Plötzlich Unternehmer


Die Nacht schwand, die Schnapsidee blieb. Sie nahm sogar immer deutlichere Formen an und verlangte schließlich vehement danach, umgesetzt zu werden.

Finn und Julian fackelten nicht lange. 

Der heimische Herd wurde zum Versuchslabor umfunktioniert. Sie kochten, mischten und verfeinerten, bis die Rezeptur für den ersten Fruchtlikör perfektioniert war. Ihr Geheimnis: Bis zu 30% Fruchtsaft. Nun galt es auf der einen Seite, einen Abfüller zu finden, der die Probe professionalisieren und schließlich abfüllen konnte. Auf der anderen Seite musste ein Businessplan her, die beiden aufstrebenden Unternehmer suchten zudem Unterstützung bei Wirtschaftsförderung und Unternehmensberatung. 

Erste Schritte 


Schließlich war es vollbracht: Im Mai 2019 waren die ersten 10.000 Flaschen zum Verkauf bereit.

Viele Telefonate später boten erste regionale Supermärkte und Clubs die Kreation des dynamischen Duos an. Als FJU (Zusammengesetzt aus ihren Vornamen Finn und Julian) begannen sie die Reise, zunächst noch nebenberuflich. Doch ihnen schwebte bereits eine ganz andere Größenordnung vor. Das Influencermarketing sollte der Marke Beine machen. Mit Erfolg:

Eine kongeniale Zusammenarbeit mit dem selbsternannten König des Internets Jens “Knossi” Knossalla 2020 ließ die Verkaufszahlen in kürzester Zeit explodieren.

 

Alge_Maracuja_Shop_web"Durch die investierte Zeit werden langfristig Stunden für Projekte, Marketingideen und Marktstrategien gewonnen."
- Julian Rothermund

 

Die Last des Erfolgs


Dieser plötzliche Durchbruch war natürlich einerseits erfreulich, führte aber andererseits auch schnell zu massiven Problemen: Der Shop konnte dem Andrang nicht standhalten, der Server ebensowenig, auch das System dahinter mit der Anbindung an die Rechnungen funktionierte nicht mehr zuverlässig. Alles war überlastet von tausenden Bestellungen, die zeitweise pro Stunde einliefen.

Ihre bisherige provisorische Lösung hatte in kürzester Zeit ausgedient. Das System konnte nicht mehr mit den Buchungen Schritt halten, die Oberfläche wurde so langsam, dass sie sich um die Customer Experience sorgen mussten. Kapazitäten und Funktionen reichten nicht mehr aus, auch das geplante Wachstum konnte so nicht weiter abgebildet werden. 

Es hieße, sich in den verschiedenen Shops manuell umzuloggen, um Lagerbestände zu überprüfen, der Überblick würde insgesamt fehlen. 

Wenn alle Stricke reißen, kann das auch befreien: Es war klar, dass etwas passieren musste, und zwar schnell.

Think big(ger)


Als eine Agentur ihnen die Warenwirtschaftslösung xentral vorstellte, war ihnen klar, dass dieses modulare System genau ihre Bedürfnisse bedienen könnte. Der Preis für die Einrichtung hingegen passte keineswegs zu den Vorstellungen der Jungunternehmer. 

Sie wussten aber, dass sie Unterstützung benötigen würden, um eine korrekte und sinnvolle Anbindung sicherzustellen.

Beim direkten Kontakt mit xentral erhielten sie eine Empfehlung: otaja sei ein kompetenter und zuverlässiger Partner für die Implementierung, der faire Preise anbiete. Damit war die Entscheidung gefallen.

 

Die ersten Schritte


Mit otaja haben Finn und Julian das System dann auch in kürzester Zeit aufgearbeitet. Benachrichtigungen für Nachbestellungen und automatische Bestellvorschläge erleichtern das Leben künftig ebenso wie automatisierte Buchungen und Rechnungen sowie eine übersichtliche Struktur.  

Statt ständiger Kontrolle und täglicher manueller Fleißaufgaben locken nun neue Möglichkeiten. Zeitraubende und fehleranfällige Zwischenschritte und Sonderlocken stellen fortan keinen Hemmschuh mehr dar.

 

Eine konkrete Erleichterung 


Marco Schottke von otaja konnte FJU in die nächste Liga führen und durch die notwendigen Daten und Einstellungen dafür sorgen, dass die zahlreichen Funktionen und Möglichkeiten von xentral genau zu den Bedürfnissen der Firma passen. Die direkten Folgen: 

Zufriedene Zwischenhändler, glückliche Kunden und ein nur noch minimaler Aufwand im Tagesgeschäft.

Zuvor mussten Finn und Julian täglich viel Zeit etwa dafür aufbringen, Rechnungsnummern zu hinterlegen, für die es gar kein Feld zur Eingabe gab. Da wurde herausgesucht, verglichen, manuell aufgeschrieben und immer wieder korrigiert. Eben jene Rechnungsnummern sind jetzt - ebenso wie individuelle Preislisten - in xentral hinterlegt. So konnten Fehlerquellen erfolgreich ausgemerzt und Stunden eingespart werden.

xentral automatisiert die Bereiche, bei denen es möglich ist, um Zeit für die Bereiche zu schaffen, die nicht automatisiert werden können. So entsteht Raum für Kreativität und Wachstum. Die Umstellung - die natürlich nahtlos im laufenden Tagesgeschäft erfolgt - ist laut Finn und Julian zwingend notwendig. Ohne sie würde FJU weitaus mehr Arbeitskraft benötigen. Mitarbeiter müssten eingestellt und die eigene Arbeitskraft für das Tagesgeschäft aufgewendet werden.

 

Zeit investieren, um Zeit zu sparen


Die xentral-Implementierung mit otaja kostet die beiden Unternehmer zwar auch einige Stunden, diese Zeit ist allerdings in ihren Augen gut investiert. Schließlich werden dadurch langfristig Stunden gewonnen, die dann für Projekte, Marketingideen und Marktstrategien genutzt werden können.

Ihr Ansprechpartner bei otaja, Marco Schottke, hat ihnen schon seit Beginn der Zusammenarbeit schnell geholfen, ihre Fragen umgehend beantwortet und aufkommende Probleme gelöst. 

Er erklärt und unterstützt sie im Prozess, richtet auch einiges ein, lässt sie dann aber etwa Stammdaten oder Artikel selbst einpflegen. 

Im Anschluss werden dann Unsicherheiten besprochen und neue Aufgaben angegangen. So können die beiden Entrepreneure einiges an Geld sparen und lernen zugleich, das System zu bedienen, um später selbst darin arbeiten zu können. 

Sie streben danach, immer weiter zu optimieren und schätzen es, bei neuen Ideen die Bedürfnisse individuell abzuarbeiten. Es passt zu ihrem modernen und pragmatischen Ansatz, sich Hilfe zu holen, wenn sie welche benötigen, und Kosten zu sparen, wenn keine Notwendigkeit besteht. 

Cranberry1er"Prompte Antworten, zuverlässige Problemlösungen und klare Kommunikation bilden die Basis der erfolgreichen Zusammenarbeit von FJU und otaja."
- Finn Brüggemann

“Flexibel und on point”


Wenn etwas hakt oder vereinfacht werden soll, kann sich das Unternehmergespann gezielt an otaja wenden. Durch verbindliche Folgetermine und einen klaren Fahrplan der nächsten Schritte funktioniert die Organisation der Zusammenarbeit sehr gut, bei Fragen zwischendurch erfolgt die Antwort prompt. 

Wenn Marco Schottke mal die Antwort auf eine sehr spezielle Frage ad hoc nicht weiß, “eiert er nicht rum, sondern kommuniziert ehrlich, dass er die Antwort nicht kennt, aber weiß, wo er die Info herbekommt. Und meldet sich dann umgehend, sobald er sie hat”. Eine Eigenschaft, die bei Finn und Julian gut ankommt.

 

Der Weg bleibt das Ziel


Die Umstellung des Systems soll nicht dazu dienen, um sich aus dem Geschäft herauszuziehen, erklären die beiden, sondern dazu, sich wachstumsorientiert zu fokussieren und einen Mitarbeiterstab aufzubauen. Ihre fortschrittliche Einstellung und die Vorliebe für schlanke Lösungen möchten sie nutzen, um FJU weiterzuentwickeln und ihren Weg fortzusetzen. 

Den Weg, der in dieser ganz bestimmten Nacht im Jahre 2018 mit einer Schnapsidee begann.

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