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ZenOne - Free to grow

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Um Ordnung in die angewachsene Warenwirtschaft zu bringen, entschloss Gründer Heiko Heiden sich dazu, in ein ERP-System zu investieren. Seine Wahl fiel auf xentral. Eine Lösung, die seinen Bedarf abdeckt, aber dabei sehr komplex ist. Unterstützung bei der Implementierung erhielt er von otaja - und berichtet hier von seinen Erfahrungen.

“Durch gesteigerte Wertschöpfung entsteht Freiheit für Wachstum”

Heiko Heiden ist unsicheres Fahrwasser gewohnt: Die Messeorganisation ist ein unsteter
Beruf, in dem sich stressige Phasen und Leerlauf abwechseln. Er sehnte sich nach mehr
Stabilität. Als er 2019 über das FBA-Programm (Fulfillment by Amazon) von Amazon
stolperte, witterte er seine Chance.


Er wagte den Sprung ins kalte Wasser: Im September 2019 übernahm er mit ZenOne das
Geschäft von einem bestehenden Amazon-Seller. Der Handel mit Fitnesszubehör florierte
zwar, war aber alles andere als ein Selbstläufer. Das Projekt erwies sich als Vollzeitjob, der
von Anfang an große Herausforderungen mit sich brachte.
Vor allem die Warenwirtschaft, aufgebaut auf ein fragiles System komplexer Excel-Listen,
erwies sich als fehleranfällig und problembehaftet. Die regelmäßig notwendigen Updates
stellten sich zusätzlich als Zeitfresser heraus.

 

Steuerlos im Zahlenmeer

Heiden, der das Geschäft in einer für ihn sowieso schon stressigen Zeit aufbaute, fürchtete
bald, die anspruchsvolle Buchhaltung könnte ihm über den Kopf wachsen. Ihm wurde klar,
dass die manuelle Buchung entschieden zu viel Zeit in Anspruch nahm. Automatisierung
musste her, auch, um Skalierung zu ermöglichen und Fehlerquellen zu reduzieren.
Da er ohnehin plante, die Webseite im Herbst 2020 zu überarbeiten und Shopify
anzubinden, sondierte er schon einmal den Markt, um eine effiziente Lösung zu finden.
Ende 2020 wurde es dann endgültig Zeit für eine zentrale Warenwirtschaft.
Doch welcher Anbieter ist der richtige, nach welchen Kriterien sollte man sich richten? Für
Heiden gab die Empfehlung eines Bekannten den Ausschlag. Der war mit xentral sehr gut
gefahren und sprach eine klare Empfehlung aus. Damit war es beschlossene Sache:
ZenOne wird mit xentral von Grund auf neu strukturiert und ins 21. Jahrhundert geholt.

 

2021-11-27 14_31_37-Home Workout (Retoure) – ZenOneSportsWer über keine umfassende Expertise verfügt, kann sich nur über viele Stunden hinweg das nötige Wissen aneignen – oder sich gleich für einen kompetenten Berater entscheiden. 

 

 

Land in Sicht

Und tatsächlich erwies sich xentral auch für ZenOne als vielseitiges System - und birgt vor
allem noch zahlreiche Bereiche, die bei weiterem Wachstum schnell spannend werden
können. Die Software funktioniert nach dem Baukastenprinzip und lässt sich so modular
nutzen und den eigenen Bedürfnissen anpassen.
Doch um zu erkennen, welche Funktionen und Möglichkeiten wirklich sinnvoll für die
Weiterentwicklung des eigenen Geschäfts sind, bedarf es einiger Erfahrung.
Die korrekte und sinnvolle Implementierung war für ZenOne daher ein wichtiges Thema. Für
den Laien schien es fast unmöglich, solch ein komplexes System sauber aufzubauen.
Richtiges Andocken will gelernt sein

Wer nicht weiß, welche Schnittstellen wo hingehören und über keine umfassende Expertise
verfügt, kann sich laut Heiko Heiden nur über viele Stunden hinweg das nötige Wissen
aneignen – oder sich gleich für einen kompetenten Berater entscheiden.
Als er sich deshalb an xentral wandte, um Unterstützung bei der Implementierung zu
erhalten, wurde ihm geraten, sich Marco Schottke von otaja ins Boot zu holen.
Wiederum eine gute Empfehlung, wie sich schnell herausstellen sollte:

 

otaja übernimmt das Ruder

Mit Hilfe von otaja verlief die Implementierung von xentral als Werkzeug nahezu
reibungslos. Bei der Übergabe ergaben sich keinerlei Probleme. Bei mehreren hunderten
Aufträgen pro Tag war es wichtig, während der Umstellung keine Verzögerungen im
laufenden Geschäft zu haben. Es zeigte sich, dass es von unschätzbarem Wert ist,
jemanden an der Seite zu haben, der die Kniffe und Möglichkeiten der Warenwirtschaft aus
eigener Erfahrung kennt und zielsicher unterstützen und beraten kann. Jemanden, der
versteht, was gefordert wird und der etwaige Anfragen umgehend bearbeitet.
Potenzial lässt sich so erkennen und ausschöpfen, für jede Herausforderung gibt es eine
individuelle Lösung mit dem richtigen Maß an Unterstützung.
Stundenpakete für flexible Unterstützung und eine unkomplizierte Zusammenarbeit konnten
Heiko Heiden restlos überzeugen. Sein Fazit nach erfolgreicher Zusammenarbeit mit Otaja:


„Die Kommunikation ist absolut top, die Beratung erstklassig.”


Klingt gut, mögen Sie denken, doch welche konkreten Vorteile ergeben sich für Heiden?
Skalierungseffekte zeigen sich seiner Einschätzung nach deutlich schneller und
administrative Aufgaben – wie etwa das Einpflegen von Daten – konnten mittlerweile auf ein
Minimum reduziert werden. Insgesamt war er so nach eigenen Angaben in der Lage,
wöchentlich mehrere Stunden einzusparen, die er jetzt darauf verwendet, neue
Geschäftsfelder zu erkunden und Ideen für Neuerungen zu entwickeln.

 

ZenOne nimmt Fahrt auf

Die professionelle Unterstützung verschafft Heiko Heiden schneller die nötige Zeit, um das

Markenprofil zu schärfen, neue Märkte zu sondieren und sich auch mit dem Thema
Nachhaltigkeit zu beschäftigen.
Für ihn hat es sich in kürzester Zeit bezahlt gemacht, in die Implementierung durch otaja zu
investieren:
Wenn der Vertrieb automatisch funktioniert, können im nächsten Schritt die zusätzlichen
Möglichkeiten entdeckt und bei Bedarf genutzt werden. Wird xentral effizient und sinnvoll
angebunden, lassen sich zudem in vielen Fällen die Prozesse optimieren. Das bedeutet
mehr Unabhängigkeit durch höhere Effizienz.

 

2021-11-27 14_32_23-Mobility (Retoure) – ZenOneSports

 

Professionelle Unterstützung verschafft schneller die nötige Zeit, um das Markenprofil zu schärfen und neue Marken zu sondieren.

 

 

Entwicklung, Identität und Charakter stehen für den Geschäftsmann Heiden klar im Fokus.
Ihm geht es nicht um schnellen Profit, deshalb arbeitet er auch immer weiter an seinen
Produkten und seiner Firma, statt eines der zahlreichen Kaufangebote anzunehmen. Dafür
findet er jetzt die Zeit, weil Arbeitsschritte und Zeitaufwand erheblich reduziert werden
konnten.


2021-11-27 14_33_09-Gymnastikbälle – ZenOneSports

 

“Durch gesteigerte Wertschöpfung entsteht Freiheit für Wachstum”

 

 

 

Die Probleme der Vergangenheit sind mittlerweile ausgeräumt. Heiko Heiden erfasst seine
Geschäftszahlen dieser Tage, wie ein erfahrener Seemann den Ozean überblickt. So kann
er jederzeit erkennen, woher der Wind weht und den Kurs korrigieren - ohne dabei sein Ziel aus den Augen zu verlieren.

 

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