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Zero-Inbox – Nichts befreit mehr als ein leerer Posteingang!

Wie Du mit ein paar klaren Regeln Deinen Posteingang in den Griff bekommst!

Die Erfindung der E-Mail hat nicht nur unser Geschäftsleben enorm vereinfacht. Die elektronische Post ist auch schnell getippt und verschickt. Manchmal auch zu schnell. Und schon türmen sich im Posteingang die neuen Mails neben denen, die Du zwar zur Kenntnis genommen und kurz überflogen hast, bei denen Du aber vom Antworten noch weit entfernt bist. Ordnung in diese E-Mail-Flut zu bekommen ist jedoch gar nicht schwer.

Reduziere Deine Ordner, Labels und Tags!

Viele Menschen arbeiten mit einer riesigen Ordnerstruktur, die sich oft in Unterordner verzweigt und alles Andere als übersichtlich ist. Setze hier den Rotstift an und reduziere deine Ablage auf zwei simple Ordner beziehungsweise Label: “@Action” und “@Warten auf”. Letzteren verknüpfst Du mit Deinem Postausgang, sodass jede E-Mail, die Du verschickst, automatisch in diesem Ordner landet.

Lasse die Inbox nicht Deinen Alltag bestimmen!

Weniger ist mehr und gilt auch beim nächsten Punkt, den Du beachten solltest:
Gewöhne Dir an nicht gleich bei jeder akustischen oder optischen Benachrichtigung über neue Mails in den Posteingang zu sehen. Besser noch: Schalte diese smarten Helfer ab! Wissenschaftler haben ermittelt, dass es uns durchschnittlich eine Viertelstunde kostet, um gedanklich wieder an der Stelle unserer Arbeit anzusetzen, an der wir in dem Moment waren wo uns der Blick in den Posteingang abgelenkt hat. Rechne also mal hoch wie viel effektive Arbeitszeit das am Tag kostet – von der Energie mal ganz abgesehen!

Feste Zeiten und zwei-Minuten-Regel

Natürlich müssen viele regelmäßig Ihre Mails checken. Aber leg dir dafür feste Zeiten zu. Wir sprechen an dieser Stelle nicht von der tatsächlich hochwichtigen Nachricht, für die Du ruhig eine Ausnahme machen kannst. Es geht um das Tagesgeschäft. Räume Dir zwei mal am Tag Zeit für Dein Postfach ein. Gehe dann nach der zwei-Minuten-Regel vor. Was das heißt? Bearbeite alle E-Mails, die Du innerhalb von zwei Minuten beantworten kannst.

Aus dem Blickfeld und aus dem Kopf!

Langwierige Sachverhalte verschiebe in Deinen @Action-Ordner. Alles, was keine weitere Aufmerksamkeit erfordert – Newsletter etc. – oder, im Gegenteil, schon bearbeitet wurde, archivierst Du sofort. Die heutigen E-Mail-Programme verfügen über entsprechende Suchfunktionen, die das Wiederfinden bei Bedarf zum Kinderspiel machen.

Ein festes Zeitfenster für aufwändigere E-Mails setzen!

Dein @Action-Ordner bekommt einen eigenen Timeslot in deinem Kalender. Setze Dich dann in Ruhe mit den Nachrichten auseinander, die Du nicht mal eben so beantworten kannst. Fokussiere Dich in dieser Zeit wirklich darauf, dich intensiv mit diesen E-Mails auseinanderzusetzen. Erledigte Nachrichten werden ebenfalls ins Archiv geschoben.

Ein eigener Ordner für erwartete Antwort-Mails!

Fehlt noch der @Warten-auf-Ordner. Ein Mal wöchentlich gehört diesem Ordner Deine Aufmerksamkeit. In @Warten-auf werden alle E-Mails gesammelt, die Du verschickt hast. Das bedeutet hier laufen alle Mails auf, die auf eine Antwort durch Geschäftspartner, Mitarbeiter, Kunden etc. warten. Hat dein Adressat innerhalb der vergangenen Wochen nicht auf deine elektronische Post reagiert, schickst Du jetzt einen kurzen Reminder. So verlierst Du keine wichtige Korrespondenz aus den Augen und gibst dem Anderen gleichzeitig ein realistisches Zeitfenster für seine Antwort – ohne dabei unhöflich oder drängend zu wirken.

Zero Inbox Prinzip für effizienteres Arbeiten

Die Zero-Inbox ist also gar nicht so schwer zu erreichen. Es verlangt in erster Linie die Disziplin sich tatsächlich davon zu lösen jeder E-Mail sofort Aufmerksamkeit zu schenken. Aber es geht. Führe Dir vor Augen was für ein gutes Gefühl es ist wenn die Inbox tatsächlich leer ist – und Du dabei die Gewissheit hast nichts vergessen zu haben. Allein schon sich selbst zu Liebe! Nutze die gewonnene Energie lieber für etwas Sinnvolles: Arbeite kreativ, entwickle neue Projekte oder oder oder…

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